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Política Whitlesblowing
I. GENERALIDADES
Introducción
Definiciones
En esta Política, a menos que el contexto o la legislación claramente conduzcan a un significado diferente, estos términos y expresiones tendrán el siguiente significado:
Un denunciante es una persona física que denuncia una infracción basándose en información obtenida en el contexto de su actividad profesional, que, de buena fe, considera cierta en el momento de la denuncia. Los denunciantes pueden ser, en particular:
• Trabajadores;
• Accionistas y personas pertenecientes a órganos de administración, dirección o control de sociedades, incluidos los miembros no ejecutivos;
• Voluntarios;
• Pasantes remunerados o no remunerados;
• Los prestadores de servicios, contratistas, subcontratistas y proveedores, así como las personas que actúen bajo su supervisión y dirección;
• Candidatos;
El estatus de denunciante también se aplica: • Cuando se reporta información sobre violaciones obtenidas en una relación profesional, como las descritas anteriormente, que ha terminado (por ejemplo, un ex empleado);
• Cuando la relación profesional no se haya iniciado, en los casos en que el denunciante haya obtenido información sobre la denuncia en una etapa de negociación precontractual.
III. ¿QUÉ IRREGULARIDADES ESTÁN CUBIERTAS?
a) La acción u omisión contraria a las normas de la Unión Europea, refiriéndose a los ámbitos de:
• Contratación pública;
• Servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo;
• Seguridad y cumplimiento de los productos;
• Seguridad del transporte;
• Protección del medio ambiente;
• Protección radiológica y seguridad nuclear;
• Inocuidad de los alimentos para consumo humano y animal, sanidad animal y bienestar animal;
• Salud pública;
• Protección de los consumidores;
• Protección de la privacidad y datos personales y seguridad de la red y sistemas de información;
b) La acción u omisión contraria y lesiva a los intereses financieros de la Unión Europea;
c) La acción u omisión contraria a las normas del mercado interior, incluidas las normas sobre competencia y ayudas estatales, así como las normas del impuesto sobre sociedades;
d) La delincuencia violenta, especialmente la delincuencia violenta y altamente organizada, así como los delitos previstos en el apartado 1 del artículo 1 de la Ley nº económico-financiera;
e) El acto u omisión que contradiga el objeto de las reglas o normas a que se refieren los incisos a) a c).
Materias no cubiertas
Las reclamaciones personales relacionadas con el trabajo, es decir, los conflictos interpersonales entre los trabajadores y/o sus superiores o las decisiones del empleador relacionadas con el trabajador en cuestión no son elegibles para la protección bajo esta Política o la legislación de Denuncias y, por lo tanto, no deben hacerse a través de la canales de denuncia descritos aquí.
Para este tipo de denuncias, le recomendamos que se ponga en contacto con:
Vera Uva | 912739947 | verauva@vascodagamahotel.com
Marta Uva | 914790341 | marta.uva@vascodagamahotel.com
IV. ¿DEBO PRESENTAR UNA DENUNCIA INTERNA O EXTERNA?
Nos comprometemos a dar seguimiento a todas las denuncias internas que se nos presenten, con el objetivo de resolver internamente las violaciones de manera efectiva, siempre que sea posible. Por ello, le animamos, antes de realizar una denuncia externa ante las autoridades competentes, a que nos la presente a través de los canales internos al efecto.
Puede utilizar canales de denuncia externos cuando: • Tiene motivos razonables para creer que el incumplimiento no puede conocerse o resolverse internamente de manera efectiva, o que existe riesgo de represalias;
• Ha presentado denuncia interna sin haber sido informado de las medidas previstas o adoptadas a raíz de la denuncia, dentro de los plazos previstos al efecto;
• La infracción es constitutiva de delito o falta sancionable con multa superior a 50.000 €.
Las denuncias externas podrán ser presentadas ante las autoridades que, de acuerdo con sus atribuciones y competencias, deban o puedan conocer del objeto de la denuncia, entre ellas:
• El Ministerio Público;
• Cuerpos de policía criminal;
• El Banco de Portugal;
• Autoridades administrativas independientes;
• Institutos públicos;
• Inspecciones generales y entidades similares y otros servicios centrales de la administración directa del Estado dotados de autonomía administrativa;
• Autoridades locales;
• Asociaciones públicas.
También podrá recurrir a la divulgación pública de la infracción , en las siguientes circunstancias:
• Cuando considere que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público, que no pueda ser efectivamente conocido o resuelto por las autoridades competentes, teniendo en cuenta las circunstancias específicas del caso, o que exista riesgo de represalias aun en el caso de una denuncia externa;
• Ha presentado denuncia interna y denuncia externa, o directamente denuncia externa, sin que se hayan tomado las medidas adecuadas dentro de los plazos legales.
V. ¿QUÉ PROTECCIÓN TENGO COMO DENUNCIANTE?
• Un tercero que esté relacionado con el denunciante (como un compañero de trabajo o un miembro de la familia) y pueda sufrir represalias en un contexto profesional;
• Las personas jurídicas o entidades similares, de propiedad o controladas por el denunciante, para las que el denunciante trabaja o está relacionado de alguna manera en un contexto profesional.
El artículo 21(6) de la Ley de Protección de Denunciantes indica qué actos se presumen motivados por denuncias internas, consistentes en actos de represalia, hasta que se demuestre lo contrario.
VI. ¿QUÉ PROTECCIÓN TENGO AL DENUNCIAR?
El imputado también tiene derecho a la protección, en los términos de la legislación aplicable, siendo reconocido:
VII. CONFIDENCIALIDAD
VIII. ¿CÓMO PUEDO PRESENTAR UNA DENUNCIA INTERNA?
1. ¿Cuándo puedo presentar una queja?
2. ¿Cómo puedo presentar una queja?
Procedimiento: 1. Acceder al formulario a través del enlace anterior;
2. Rellenar el formulario de denuncia con identificación del denunciante (Nombre, Apellido y Email) o de forma anónima (solo dejar en blanco los campos de identificación);
3. Agregar documentos como evidencia, si es necesario y si es posible;
4. Teniendo en cuenta el contacto facilitado por el denunciante en el formulario -correo electrónico-, en un plazo máximo de 7 días desde la recepción de la denuncia, se enviará respuesta al contacto indicado por el denunciante, con identificación del trámite número para que sea posible que el Equipo de Manejo de Quejas haga un seguimiento de todo el proceso y que el denunciante obtenga información al respecto.
En el mismo contacto, luego de recibir la denuncia, también brindaremos información al denunciante sobre el método y requisitos para presentar denuncias ante las autoridades competentes.
5. En un plazo de 7 días se realiza el análisis preliminar de la denuncia y puede presentarse alguna de las siguientes situaciones:
- Presentación y remisión de denuncias no cubiertas por la Póliza, denuncias de mala fe y otras que lo justifiquen;
- Apertura de investigación.
6. Si existe un marco para la investigación, se inicia la investigación de la denuncia, siendo necesario verificar las alegaciones contenidas en la denuncia, para lo cual será necesario recabar pruebas.
7. Al término de la investigación y recolección de pruebas/pruebas que corroboren la denuncia, se lleva a cabo la última fase del proceso, la Conclusión.
En esta etapa, dependiendo del resultado de la investigación y establecimiento de conclusiones, se podrá presentar la denuncia, o bien proceder a la adopción de las medidas correctivas identificadas y necesarias para el cese de la infracción o la regularización de la situación, o incluso proceder a la la comunicación de irregularidades a las autoridades competentes.
8. Se deberá comunicar al denunciante, en un plazo máximo de tres (3) meses, las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a la denuncia y los motivos respectivos, las cuales serán enviadas a la dirección de correo electrónico indicada en la denuncia. forma.
9. La información que contenga datos personales es confidencial y sólo podrá ser entregada al respectivo representante, siempre que esté legalmente acreditada (por ejemplo, poder autenticado de la persona). Sin esta confirmación, la solicitud no puede ser procesada;
10. Toda la comunicación se realizará a través de correo electrónico (si lo ha indicado).
Sobre el canal de denuncias:
• Gerente de Mercadeo;
• Responsable de Control de Calidad de Alimentos y Seguridad en el Trabajo.
Cuando la denuncia sea anónima, los responsables de gestionar el canal de denuncia no intentarán identificar al denunciante.
Advertimos que la denuncia de irregularidades sólo podrá realizarse por este canal.
Todo empleado de HOTEL VASCO DA GAMA que reciba una denuncia por un medio diferente al canal identificado, deberá derivar al denunciante al mismo, con el fin de centralizar en él todas las ocurrencias, y facilitar el flujo de información, así como la posterior investigación. .
3. ¿Puedo presentar un informe anónimo?
La siguiente información se considera relevante, a modo de ejemplo: • Fecha, hora y lugar de los hechos y/o violación;
• Identificación de las personas involucradas (nombre, función, empresa...);
• Naturaleza de la denuncia (descripción de los hechos);
• Cómo se enteró el denunciante de los hechos;
• Indicación de posibles testigos.
5. ¿Cómo se pueden obtener pruebas?
Son admisibles todos los documentos que contengan información sobre las infracciones denunciadas y a los que el denunciante haya accedido u obtenido lícitamente, es decir, en el ejercicio de sus funciones.
El denunciante podrá revelar, reproducir o sustraer los documentos de las instalaciones de la organización donde labore, aun en violación de las cláusulas contractuales, políticas, reglamentos u otros que le sean aplicables y que establezcan que los documentos son propiedad de la organización.
El denunciante también podrá revelar, reproducir o retirar documentos de la organización a los que no tenga acceso directo e inmediato y siempre que no suponga un acceso indebido o interceptación ilegítima de los mismos.
La obtención de información o documentos relevantes para la prueba de la denuncia presentada, mediante una conducta que pueda constituir la práctica de un delito, no exime de la responsabilidad penal del denunciante.
IX. PROCESAMIENTO DE QUEJAS
b. Análisis preliminar de denuncias;
c. Cribado y categorización de las denuncias por la naturaleza de la irregularidad;
d. Puede ocurrir una de las siguientes situaciones:
i. Presentación y remisión de denuncias no cubiertas por esta Política, denuncias realizadas de mala fe y otras que lo justifiquen;
ii. Apertura de investigación.
b. Práctica de los actos internos necesarios para verificar los alegatos contenidos en la denuncia;
c. Recopilación de pruebas (por ejemplo, entrevistas con testigos nombrados por el denunciante).
4) Conclusión a. El resultado final de la investigación condicionará los siguientes pasos, que pueden incluir:
i. archivo;
ii. Adopción de las medidas correctivas identificadas y necesarias para el cese de la infracción o la regularización de la situación, o
iii.Comunicación de irregularidades a las autoridades competentes;
IV. Comunicación al denunciante, en un plazo máximo de tres (3) meses, sobre las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a la denuncia y los motivos respectivos.
1. ¿Quién es responsable de recibir e investigar los informes?
2. Devolución de información al denunciante.
3. ¿Cómo se hace la investigación?
4. ¿En qué situaciones se puede revelar la identidad del denunciante? ¿Y a quién?
• Decisión judicial.
X. CONSERVACIÓN DE REGISTROS
XI. DATOS PERSONALES
Únicamente se tratarán los datos personales que se consideren necesarios para el análisis y seguimiento de las denuncias, por lo que se eliminará el exceso de datos.
La base para el tratamiento de sus datos se basa en el cumplimiento de obligaciones legales.
Los datos recabados se conservarán durante el mismo plazo de conservación de las denuncias -cinco (5) años-, transcurrido el cual podrán ser borrados o anonimizados.
Los datos personales de las diferentes partes involucradas en un proceso de denuncia serán almacenados de forma confidencial y segura, con acceso limitado al equipo responsable de la gestión de denuncias. Sin perjuicio de ello, dichos datos podrán ser comunicados a las autoridades competentes a los efectos de investigar denuncias. Además de esta comunicación, los datos personales también podrán ser comunicados a otras entidades, cuando exista una obligación legal o por decisión judicial.
protecaodedados@vascodagamahotel.com, sin perjuicio del derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente (www.cnpd.pt). No obstante, advertimos que el ejercicio de estos derechos puede verse limitado en función de la protección de los interesados y la prevención, investigación, detección o persecución de infracciones penales.
ACLARACIONES SOBRE ESTA POLÍTICA
Para obtener información adicional sobre esta política u otras aclaraciones, puede comunicarse con:
Vera Uva | 912739947 | verauva@vascodagamahotel.com
Marta Uva | 914790341 | marta.uva@vascodagamahotel.com
Sin perjuicio de ello, si necesita asesoramiento legal respecto de sus obligaciones y/o derechos, deberá contactar a un abogado para tal fin.
XII. APROBACIÓN Y CONTROL DE POLÍTICAS
Aprobado el 26/07/2022 por:
• Vera Uva
• Marta Uva
• Carlos Viegas
Versión: 1.0
Fecha: 26/07/2022
Descripción: N/A
Autor: Hotel Vasco da Gama
Aprobado por: Vera Uva, Marta Uva y Carlos Viegas
Introducción
En Sociedade Turística Vasco da Gama, SA (en adelante, HOTEL VASCO DA GAMA ), nos esforzamos por ser transparentes y tener un alto nivel de ética empresarial. Nuestro canal de denuncias ofrece la posibilidad de alertar a la empresa sobre sospechas de mala conducta, siendo una herramienta importante para reducir riesgos y mantener la confianza en nuestras operaciones, permitiéndonos detectar y actuar sobre posibles malas conductas en una etapa temprana. La existencia e implementación de este canal tiene, sobre todo, la función de proteger a quienes denuncien o divulguen públicamente infracciones del derecho de la Unión, asegurando, desde el primer momento, todas las condiciones de secreto, confidencialidad y seguridad al denunciante/denunciante.
Así, animamos a los potenciales denunciantes que tengan conocimiento de posibles infracciones o infracciones concretas, a que se manifiesten a través del canal disponible, tal y como se establece en esta Política.
Definiciones
En esta Política, a menos que el contexto o la legislación claramente conduzcan a un significado diferente, estos términos y expresiones tendrán el siguiente significado:
a. “Violaciones”: actos u omisiones de carácter ilícito o que contravengan el objeto y/o fin de las normas de la Unión Europea, en las materias señaladas en el epígrafe “III. ¿QUÉ IRREGULARIDADES ESTÁN CUBIERTAS?”
b. “Denunciante interno”: la comunicación verbal o escrita de información sobre violaciones dentro de una persona jurídica en el sector público o privado;
c. “Denunciante externo”: la comunicación verbal o escrita de información sobre violaciones a las autoridades competentes;
d. “Divulgación pública”: hacer que la información sobre violaciones esté disponible en la esfera pública;
e. “Denunciante”: persona física que comunica o divulga públicamente información sobre infracciones, obtenida en el ejercicio de sus actividades profesionales;
f. “Persona atacada”: una persona física o jurídica mencionada en la denuncia o divulgación pública como autor de la violación o asociada con ella;
g. “Represalia”: cualquier acto u omisión, directa o indirecta, que ocurra en un contexto profesional, motivado por una denuncia interna o externa, o por divulgación pública, y que cause o pueda causar un daño injustificado al denunciante;
h “Autoridad competente”: cualquier autoridad nacional designada para recibir informes y brindar retroalimentación a los denunciantes.
i. “Documento”: declaración hecha por escrito, o grabada en disco, cinta magnetofónica o cualquier otro medio técnico, inteligible para el público en general o para cierto círculo de personas, que, permitiendo reconocer al emisor, es idónea para probar una hecho jurídico relevante, ya sea que se le dé dicho destino en el momento de la emisión o posteriormente; y también, el signo materialmente hecho, dado o puesto sobre una cosa o animal para probar un hecho jurídicamente relevante y que permite reconocer a la generalidad de las personas oa un determinado círculo de personas su destino y la prueba que de él resulta.
II. ¿QUIÉN PUEDE SER EL DENUNCIA/DENUNCIANTE?
Un denunciante es una persona física que denuncia una infracción basándose en información obtenida en el contexto de su actividad profesional, que, de buena fe, considera cierta en el momento de la denuncia. Los denunciantes pueden ser, en particular:
• Trabajadores;
• Accionistas y personas pertenecientes a órganos de administración, dirección o control de sociedades, incluidos los miembros no ejecutivos;
• Voluntarios;
• Pasantes remunerados o no remunerados;
• Los prestadores de servicios, contratistas, subcontratistas y proveedores, así como las personas que actúen bajo su supervisión y dirección;
• Candidatos;
El estatus de denunciante también se aplica: • Cuando se reporta información sobre violaciones obtenidas en una relación profesional, como las descritas anteriormente, que ha terminado (por ejemplo, un ex empleado);
• Cuando la relación profesional no se haya iniciado, en los casos en que el denunciante haya obtenido información sobre la denuncia en una etapa de negociación precontractual.
III. ¿QUÉ IRREGULARIDADES ESTÁN CUBIERTAS?
a) La acción u omisión contraria a las normas de la Unión Europea, refiriéndose a los ámbitos de:
• Contratación pública;
• Servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo;
• Seguridad y cumplimiento de los productos;
• Seguridad del transporte;
• Protección del medio ambiente;
• Protección radiológica y seguridad nuclear;
• Inocuidad de los alimentos para consumo humano y animal, sanidad animal y bienestar animal;
• Salud pública;
• Protección de los consumidores;
• Protección de la privacidad y datos personales y seguridad de la red y sistemas de información;
b) La acción u omisión contraria y lesiva a los intereses financieros de la Unión Europea;
c) La acción u omisión contraria a las normas del mercado interior, incluidas las normas sobre competencia y ayudas estatales, así como las normas del impuesto sobre sociedades;
d) La delincuencia violenta, especialmente la delincuencia violenta y altamente organizada, así como los delitos previstos en el apartado 1 del artículo 1 de la Ley nº económico-financiera;
e) El acto u omisión que contradiga el objeto de las reglas o normas a que se refieren los incisos a) a c).
Materias no cubiertas
Las reclamaciones personales relacionadas con el trabajo, es decir, los conflictos interpersonales entre los trabajadores y/o sus superiores o las decisiones del empleador relacionadas con el trabajador en cuestión no son elegibles para la protección bajo esta Política o la legislación de Denuncias y, por lo tanto, no deben hacerse a través de la canales de denuncia descritos aquí.
Para este tipo de denuncias, le recomendamos que se ponga en contacto con:
Vera Uva | 912739947 | verauva@vascodagamahotel.com
Marta Uva | 914790341 | marta.uva@vascodagamahotel.com
Cuando se compruebe que el contenido de la denuncia no entra dentro del ámbito de aplicación de esta Política, se procederá a su archivo, notificándose al denunciante el archivo del expediente, remitiendo la comunicación realizada a quien, dentro de HOTEL VASCO DA GAMA , tiene la responsabilidad de tratar los asuntos en cuestión.
IV. ¿DEBO PRESENTAR UNA DENUNCIA INTERNA O EXTERNA?
Nos comprometemos a dar seguimiento a todas las denuncias internas que se nos presenten, con el objetivo de resolver internamente las violaciones de manera efectiva, siempre que sea posible. Por ello, le animamos, antes de realizar una denuncia externa ante las autoridades competentes, a que nos la presente a través de los canales internos al efecto.
Puede utilizar canales de denuncia externos cuando: • Tiene motivos razonables para creer que el incumplimiento no puede conocerse o resolverse internamente de manera efectiva, o que existe riesgo de represalias;
• Ha presentado denuncia interna sin haber sido informado de las medidas previstas o adoptadas a raíz de la denuncia, dentro de los plazos previstos al efecto;
• La infracción es constitutiva de delito o falta sancionable con multa superior a 50.000 €.
Las denuncias externas podrán ser presentadas ante las autoridades que, de acuerdo con sus atribuciones y competencias, deban o puedan conocer del objeto de la denuncia, entre ellas:
• El Ministerio Público;
• Cuerpos de policía criminal;
• El Banco de Portugal;
• Autoridades administrativas independientes;
• Institutos públicos;
• Inspecciones generales y entidades similares y otros servicios centrales de la administración directa del Estado dotados de autonomía administrativa;
• Autoridades locales;
• Asociaciones públicas.
También podrá recurrir a la divulgación pública de la infracción , en las siguientes circunstancias:
• Cuando considere que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público, que no pueda ser efectivamente conocido o resuelto por las autoridades competentes, teniendo en cuenta las circunstancias específicas del caso, o que exista riesgo de represalias aun en el caso de una denuncia externa;
• Ha presentado denuncia interna y denuncia externa, o directamente denuncia externa, sin que se hayan tomado las medidas adecuadas dentro de los plazos legales.
V. ¿QUÉ PROTECCIÓN TENGO COMO DENUNCIANTE?
El denunciante que haya actuado de buena fe , teniendo motivos fundados para creer que la información es veraz, en el momento de la denuncia, se beneficia de la protección prevista por la Directiva y por la Ley de Protección del Denunciante.
En cuanto a las medidas de protección :
• Garantía de confidencialidad de la identidad del denunciante;
• Prohibición de practicar actos de represalia contra el denunciante , siendo igualmente considerados actos de represalia las amenazas y/o tentativas;
• Derecho a la protección jurídica en términos generales;
• Beneficiarse de las medidas de protección de testigos en procesos penales, a saber, las contenidas en la Ley nº 93/99, de 14 de julio;
• En caso de un acto de represalia, el denunciante puede ser indemnizado por el daño que le haya causado ese mismo acto y puede solicitar las medidas adecuadas para evitar la verificación o ampliación de los daños;
• Posibilidad de exención de responsabilidad disciplinaria, civil, administrativa o penal del denunciante en relación con la denuncia o divulgación pública de una infracción realizada de acuerdo con los procedimientos de esta política y la Ley 93/2021, de 20 de diciembre, ya sea como sobre los hechos denunciados, o sobre los medios para recabar la prueba de los mismos.
Esta protección otorgada al denunciante es extensible , con las necesarias adaptaciones, a:
• Persona que asiste al denunciante en el procedimiento de denuncia, y cuya asistencia debe ser confidencial;• Un tercero que esté relacionado con el denunciante (como un compañero de trabajo o un miembro de la familia) y pueda sufrir represalias en un contexto profesional;
• Las personas jurídicas o entidades similares, de propiedad o controladas por el denunciante, para las que el denunciante trabaja o está relacionado de alguna manera en un contexto profesional.
El artículo 21(6) de la Ley de Protección de Denunciantes indica qué actos se presumen motivados por denuncias internas, consistentes en actos de represalia, hasta que se demuestre lo contrario.
VI. ¿QUÉ PROTECCIÓN TENGO AL DENUNCIAR?
El imputado también tiene derecho a la protección, en los términos de la legislación aplicable, siendo reconocido:
• Todos los derechos y garantías procesales, a saber, la presunción de inocencia y las garantías de defensa del proceso penal;
• En el caso de que la denuncia sea falsa o engañosa , y sin perjuicio de las posibles infracciones penales y administrativas del denunciante, éste podrá beneficiarse de la indemnización de los daños y perjuicios que de ello se deriven, siendo solidariamente la persona física que asista al denunciante en el procedimiento de denuncia. responsables y cuya asistencia debe ser confidencial, incluidos los representantes sindicales o los representantes de los trabajadores.
• Garantías de confidencialidad aplicables a su identidad.
VII. CONFIDENCIALIDAD
La identidad del denunciante, así como la información que, directa o indirectamente, permita deducir su identidad, son confidenciales y de acceso restringido a las personas que forman parte del equipo responsable de la gestión de denunciantes. Esta protección también se aplica a cualquier otra información que permita deducir directa o indirectamente la identidad del denunciante.
El mismo principio sobre la confidencialidad de la identidad del denunciante también se aplica a la identidad del acusado.VIII. ¿CÓMO PUEDO PRESENTAR UNA DENUNCIA INTERNA?
1. ¿Cuándo puedo presentar una queja?
Cuando tenga motivos razonables para creer que los hechos a informar son ciertos, teniendo en cuenta las circunstancias y la información de que disponga en ese momento, y se encuentren comprendidas en el ámbito de aplicación de la presente Política. Solo cuando se hayan cumplido estos supuestos podrá beneficiarse de la protección otorgada al denunciante.
Si un denunciante realiza una denuncia de mala fe, de manera frívola o abusiva, o si comunica deliberadamente información que sabe que es incorrecta o engañosa, no se beneficiará de la protección legal que se otorga a los denunciantes.
Si un empleado del empleador promoviere una denuncia que se determine calumniosa, de mala fe e intencional, en los términos antes descritos, podrá ser objeto de responsabilidad disciplinaria.
2. ¿Cómo puedo presentar una queja?
El HOTEL VASCO DA GAMA cuenta con el siguiente canal de denuncias:
Denuncia online mediante el formulario facilitado.
Procedimiento: 1. Acceder al formulario a través del enlace anterior;
2. Rellenar el formulario de denuncia con identificación del denunciante (Nombre, Apellido y Email) o de forma anónima (solo dejar en blanco los campos de identificación);
3. Agregar documentos como evidencia, si es necesario y si es posible;
4. Teniendo en cuenta el contacto facilitado por el denunciante en el formulario -correo electrónico-, en un plazo máximo de 7 días desde la recepción de la denuncia, se enviará respuesta al contacto indicado por el denunciante, con identificación del trámite número para que sea posible que el Equipo de Manejo de Quejas haga un seguimiento de todo el proceso y que el denunciante obtenga información al respecto.
En el mismo contacto, luego de recibir la denuncia, también brindaremos información al denunciante sobre el método y requisitos para presentar denuncias ante las autoridades competentes.
5. En un plazo de 7 días se realiza el análisis preliminar de la denuncia y puede presentarse alguna de las siguientes situaciones:
- Presentación y remisión de denuncias no cubiertas por la Póliza, denuncias de mala fe y otras que lo justifiquen;
- Apertura de investigación.
6. Si existe un marco para la investigación, se inicia la investigación de la denuncia, siendo necesario verificar las alegaciones contenidas en la denuncia, para lo cual será necesario recabar pruebas.
7. Al término de la investigación y recolección de pruebas/pruebas que corroboren la denuncia, se lleva a cabo la última fase del proceso, la Conclusión.
En esta etapa, dependiendo del resultado de la investigación y establecimiento de conclusiones, se podrá presentar la denuncia, o bien proceder a la adopción de las medidas correctivas identificadas y necesarias para el cese de la infracción o la regularización de la situación, o incluso proceder a la la comunicación de irregularidades a las autoridades competentes.
8. Se deberá comunicar al denunciante, en un plazo máximo de tres (3) meses, las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a la denuncia y los motivos respectivos, las cuales serán enviadas a la dirección de correo electrónico indicada en la denuncia. forma.
9. La información que contenga datos personales es confidencial y sólo podrá ser entregada al respectivo representante, siempre que esté legalmente acreditada (por ejemplo, poder autenticado de la persona). Sin esta confirmación, la solicitud no puede ser procesada;
10. Toda la comunicación se realizará a través de correo electrónico (si lo ha indicado).
Sobre el canal de denuncias:
El canal de denuncias online está gestionado únicamente por HOTEL VASCO DA GAMA , y su gestión, seguimiento e investigación de denuncias se realiza únicamente por HOTEL VASCO DA GAMA , en concreto, por los siguientes elementos:
• Subdirector;• Gerente de Mercadeo;
• Responsable de Control de Calidad de Alimentos y Seguridad en el Trabajo.
Cuando la denuncia sea anónima, los responsables de gestionar el canal de denuncia no intentarán identificar al denunciante.
Advertimos que la denuncia de irregularidades sólo podrá realizarse por este canal.
Todo empleado de HOTEL VASCO DA GAMA que reciba una denuncia por un medio diferente al canal identificado, deberá derivar al denunciante al mismo, con el fin de centralizar en él todas las ocurrencias, y facilitar el flujo de información, así como la posterior investigación. .
3. ¿Puedo presentar un informe anónimo?
Sí. El canal de denuncia implementado le permite realizar una denuncia anónima rellenando el formulario de denuncia sin su identificación. También disfrutará de la protección que se le brinda como denunciante, si luego es identificado.
4. ¿Qué debe contener la denuncia?
La denuncia debe contener tanta información como esté disponible para el denunciante y que considere necesaria para una mayor investigación.
La siguiente información se considera relevante, a modo de ejemplo: • Fecha, hora y lugar de los hechos y/o violación;
• Identificación de las personas involucradas (nombre, función, empresa...);
• Naturaleza de la denuncia (descripción de los hechos);
• Cómo se enteró el denunciante de los hechos;
• Indicación de posibles testigos.
Solo la información relevante para el tratamiento de la queja debe incluirse en la queja. Los datos personales que claramente no sean relevantes para el tratamiento y análisis de la denuncia no serán conservados, siendo eliminados por el equipo responsable de la gestión de denuncias.
5. ¿Cómo se pueden obtener pruebas?
Son admisibles todos los documentos que contengan información sobre las infracciones denunciadas y a los que el denunciante haya accedido u obtenido lícitamente, es decir, en el ejercicio de sus funciones.
El denunciante podrá revelar, reproducir o sustraer los documentos de las instalaciones de la organización donde labore, aun en violación de las cláusulas contractuales, políticas, reglamentos u otros que le sean aplicables y que establezcan que los documentos son propiedad de la organización.
El denunciante también podrá revelar, reproducir o retirar documentos de la organización a los que no tenga acceso directo e inmediato y siempre que no suponga un acceso indebido o interceptación ilegítima de los mismos.
La obtención de información o documentos relevantes para la prueba de la denuncia presentada, mediante una conducta que pueda constituir la práctica de un delito, no exime de la responsabilidad penal del denunciante.
IX. PROCESAMIENTO DE QUEJAS
1) Queja
2) Análisis preliminar
b. Análisis preliminar de denuncias;
c. Cribado y categorización de las denuncias por la naturaleza de la irregularidad;
d. Puede ocurrir una de las siguientes situaciones:
i. Presentación y remisión de denuncias no cubiertas por esta Política, denuncias realizadas de mala fe y otras que lo justifiquen;
ii. Apertura de investigación.
3) Investigación
b. Práctica de los actos internos necesarios para verificar los alegatos contenidos en la denuncia;
c. Recopilación de pruebas (por ejemplo, entrevistas con testigos nombrados por el denunciante).
4) Conclusión a. El resultado final de la investigación condicionará los siguientes pasos, que pueden incluir:
i. archivo;
ii. Adopción de las medidas correctivas identificadas y necesarias para el cese de la infracción o la regularización de la situación, o
iii.Comunicación de irregularidades a las autoridades competentes;
IV. Comunicación al denunciante, en un plazo máximo de tres (3) meses, sobre las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a la denuncia y los motivos respectivos.
1. ¿Quién es responsable de recibir e investigar los informes?
Las denuncias son atendidas por el equipo encargado de la atención y gestión de denuncias , integrado por los elementos mencionados en el punto VIII 2.
El equipo recibe todas las denuncias, realizando un análisis previo para que, en caso de ser necesario y con el fin de salvaguardar los conflictos de interés que pudieran existir, remita su seguimiento al miembro o miembros del equipo que aseguren una mayor imparcialidad.
Las personas que forman parte del equipo encargado de la atención y gestión de las denuncias están sujetas a un deber especial de confidencialidad.
El acceso a las denuncias realizadas está restringido al equipo responsable de la atención y gestión de las denuncias. Cuando sea necesario, podrán tener acceso personas que añadan conocimientos especializados, y de esta forma podrán ser incluidos en el proceso de investigación. Estas personas pueden acceder a la información relevante, debidamente anonimizada, excluyendo los datos relativos a la identidad del denunciante y otros interesados, y también están sujetas al deber de confidencialidad. Si de la información que se pretende transmitir a estas personas se pudiera determinar la identidad del denunciante, no se comunicarán.2. Devolución de información al denunciante.
• Dentro de los siete (7) días siguientes a la recepción de la denuncia, HOTEL VASCO DA GAMA acusará recibo de la misma por correo electrónico, informándole, en forma clara y accesible, de los requerimientos, de las autoridades competentes, de la forma y admisibilidad de la denuncia externa;
• En un plazo máximo de tres (3) meses contados a partir de la fecha de recepción de la denuncia, HOTEL VASCO DA GAMA le informará de las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a la denuncia y los motivos respectivos.
• El denunciante podrá solicitar, en cualquier momento, que los sujetos obligados comuniquen el resultado del análisis practicado a la denuncia dentro de los quince (15) días siguientes a la conclusión respectiva.
3. ¿Cómo se hace la investigación?
Todas las denuncias serán analizadas cuidadosamente para determinar si se encuentran dentro del alcance de esta Política y si es necesaria una investigación, determinando si existen pruebas suficientes para respaldar los hechos denunciados. En su caso, HOTEL VASCO DA GAMA tomará las medidas necesarias para poner fin a la infracción denunciada.
La gestión de cada denuncia será realizada por el equipo responsable de la atención y gestión de las denuncias.
Siempre que sea necesario oír a los testigos , indicados por el denunciante o que HOTEL VASCO DA GAMA considere pertinentes para la investigación, se levantará un acta de declaración de los testigos. Luego de la reunión con el mismo, el acta se pondrá a su disposición para su validación mediante el envío de un correo electrónico al efecto, y luego de ser validada por el correo electrónico de respuesta del testigo, se archivará el documento final, junto con el correo electrónico de validación del testigo, en el respectivo proceso de denuncia.
La identidad del denunciante no será revelada por HOTEL VASCO DA GAMA a ningún testigo, salvo que el denunciante haya dado su previo consentimiento explícito para ello.
4. ¿En qué situaciones se puede revelar la identidad del denunciante? ¿Y a quién?
La identidad del denunciante sólo es revelada por HOTEL VASCO DA GAMA si se da alguna de las siguientes circunstancias:
• Obligación legal;• Decisión judicial.
Sin perjuicio de ello, siempre que esto ocurra, HOTEL VASCO DA GAMA informará previamente al denunciante, indicando las razones por las que revela los datos confidenciales en cuestión, salvo que el suministro de esta información comprometa las investigaciones o procesos judiciales relacionados.
X. CONSERVACIÓN DE REGISTROS
HOTEL VASCO DA GAMA conservará las denuncias por el plazo legal de cinco (5) años , definido por la Ley N° o administrativas relativas a la denuncia. Después de este período, los registros se eliminarán/anonimizarán de forma permanente.
XI. DATOS PERSONALES
HOTEL VASCO DA GAMA es el responsable del tratamiento de los datos personales.
Todos los datos personales tratados en virtud de esta Política serán tratados con respeto a las garantías de confidencialidad previstas en la legislación aplicable en materia de Denuncias y protección de datos de carácter personal.Únicamente se tratarán los datos personales que se consideren necesarios para el análisis y seguimiento de las denuncias, por lo que se eliminará el exceso de datos.
La base para el tratamiento de sus datos se basa en el cumplimiento de obligaciones legales.
Los datos recabados se conservarán durante el mismo plazo de conservación de las denuncias -cinco (5) años-, transcurrido el cual podrán ser borrados o anonimizados.
Los datos personales de las diferentes partes involucradas en un proceso de denuncia serán almacenados de forma confidencial y segura, con acceso limitado al equipo responsable de la gestión de denuncias. Sin perjuicio de ello, dichos datos podrán ser comunicados a las autoridades competentes a los efectos de investigar denuncias. Además de esta comunicación, los datos personales también podrán ser comunicados a otras entidades, cuando exista una obligación legal o por decisión judicial.
HOTEL VASCO DA GAMA tiene implantadas todas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativa consideradas oportunas para la conservación de sus datos personales.
Puede ejercer los derechos que le reconoce la legislación (acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición, portabilidad) dirigiéndose por escrito al siguiente correo electrónico:protecaodedados@vascodagamahotel.com, sin perjuicio del derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente (www.cnpd.pt). No obstante, advertimos que el ejercicio de estos derechos puede verse limitado en función de la protección de los interesados y la prevención, investigación, detección o persecución de infracciones penales.
Para más dudas sobre el tratamiento de datos en este contexto, puede contactar con HOTEL VASCO DA GAMA a través del correo electrónico protecaodedados@vascodagamahotel.com.
ACLARACIONES SOBRE ESTA POLÍTICA
Para obtener información adicional sobre esta política u otras aclaraciones, puede comunicarse con:
Vera Uva | 912739947 | verauva@vascodagamahotel.com
Marta Uva | 914790341 | marta.uva@vascodagamahotel.com
Sin perjuicio de ello, si necesita asesoramiento legal respecto de sus obligaciones y/o derechos, deberá contactar a un abogado para tal fin.
XII. APROBACIÓN Y CONTROL DE POLÍTICAS
Aprobado el 26/07/2022 por:
• Vera Uva
• Marta Uva
• Carlos Viegas
Versión: 1.0
Fecha: 26/07/2022
Descripción: N/A
Autor: Hotel Vasco da Gama
Aprobado por: Vera Uva, Marta Uva y Carlos Viegas
